Economia

La negoziazione commerciale nelle relazioni internazionali

(di Sabrina Polato)

Quando un’azienda italiana inizia ad operare in un contesto internazionale si trova inevitabilmente a dover interagire con soggetti che non solo parlano una lingua differente, ma che provengono ed appartengono a culture differenti. In materia economica, l’appartenenza a culture diverse si traduce essenzialmente in un modo dissimile di condurre un business, con “regole del gioco” diverse da quelle in uso nel mercato domestico.
L’importanza del fattore culturale per il successo di una negoziazione internazionale è quindi fondamentale. Le premesse culturali influenzano tutto il processo: dal tempo che richiederà, alla natura del rapporto, al tipo d’accordo da raggiungere. Infatti, anche in tempi di economia globalizzata, accusata di annientare le differenze tra le culture, permangono in ogni singola cultura dei valori sociali “internalizzati” e condivisi dai membri della medesima società che costituiscono l’eredità storica di una comunità e ne rafforzano il senso di appartenenza.
Incredibilmente ancora oggi, nel XXI° secolo, circa il 50% delle trattative commerciali falliscono terminando in un “nulla di fatto” non per problematiche collegate ad aspetti tecnici (legali, fiscali, doganali, marketing, pricing, etc…), ma perché le rispettive parti hanno tralasciato totalmente gli aspetti socio-culturali, incappando in vere e proprie “figuracce” al cospetto del proprio interlocutore straniero.
Pertanto, la conoscenza della cultura straniera, abbinata alla conoscenza del linguaggio commerciale, è alla base di una buona comunicazione interculturale, nonché il fattore critico di successo per un rapporto d’affari senza difficoltà.
Di seguito, le caratteristiche distintive delle modalità di negoziazione commerciale in uso nelle principali culture internazionali.

LA NEGOZIAZIONE AMERICANA

Nella negoziazione americana le principali caratteristiche sono l’individualismo, l’indipendenza, la gestione del tempo, l’informalità. Gli uomini d’affari americani in genere preferiscono guidare loro stessi la negoziazione, prendendo la responsabilità completa delle decisioni prese sul tavolo delle trattative. Le ragioni possono derivare dalla considerazione che hanno del comportamento indipendente e responsabile o da fattori economici.
L’approccio americano all’informalità e all’uguaglianza nei rapporti umani si riflette nell’indifferenza verso le distinzioni nei diversi livelli sociali. Niente titoli e cognomi, vanno direttamente al nome.
Dal punto di vista americano, le prime due fasi del processo di negoziazione sono meno importanti della fase di persuasione. Pertanto, i manager americani spendono poco tempo nei lavori secondari e preferiscono lavori relazionati con il nocciolo della discussione degli argomenti logici durante la fase di persuasione.
I manager americani si aspettano di negoziare le informazioni con la controparte in modo reciproco. Gli americani apprezzano l’onestà e si aspettano onestà nelle negoziazioni. Hanno un’autentica venerazione per l’informazione. Pertanto, se in una trattativa ci si mostra poco informati e si cerca di improvvisare, si è ad un passo dal fallimento.
Gli americani hanno una visione competitiva delle cose, nelle trattative aspettano un risultato definito, dal quale scaturirà un vincitore ed un perdente. Alcune volte le negoziazioni vengono vissute come incontri tra avversari piuttosto che in modo cooperativo. Sanno dire “NO”, e questo è un grosso vantaggio nelle negoziazioni, al contrario dei latini e orientali che spesso sono reticenti ad esprimere una risposta negativa.
In generale nello stile di conversazione degli americani ci sono pochi periodi di silenzio. Nei momenti di difficoltà la reazione del negoziatore americano è quello di riempire i momenti di silenzio con concessioni o ricorrendo alla persuasione.
Per gli americani il contratto è un accordo obbligatoriamente scritto che si aspettano sia rispettato sempre, di qui l’espressione “un accordo è un accordo”;
La cultura americana valorizza la determinazione, la perseveranza e la competizione, portando ad uno stile inflessibile di negoziazione. C’è poco spazio per le emozioni.
Per gli americani esistono diverse zone, a seconda della distanza tra loro ed il loro interlocutore: la zona intima (circa 0-60 cm), la zona personale (circa 60 cm – 120 cm), la zona sociale-consultiva (circa 1,20 – 3,30 m) e la zona pubblica (superiore a 3,30 m). Per loro la distanza considerata “corretta” per dialoghi di tipo professionale è all’incirca uguale alla lunghezza di un braccio. Se questa distanza viene violata (si entra nella “zona intima”) si crea un forte senso di disagio rendendo l’interazione non più piacevole.

LA NEGOZIAZIONE GIAPPONESE

L’impresa giapponese opera in un contesto omogeneo caratterizzato da una cultura collettivista, da un forte spirito nazionalista e da credi e valori di antica tradizione feudale. L’impresa è intesa come comunità duratura protesa al futuro e non come macchina orientata al profitto a breve termine.
Per i giapponesi, il buon esito di un rapporto collaborativo dipende dall’impegno, dalla fiducia, dalla buona fede dei partner e dalla reciproca convinzione che la collaborazione rende gli attori più forti, in quanto possessori di conoscenze e competenze complementari. Le tradizioni e la cultura hanno un peso rilevante negli affari, a partire dalla formalità nei contratti ma anche (e soprattutto) nei rapporti personali.
Il modello giapponese costituisce una solida base per lo sviluppo di forme collaborative, in quanto l’impresa è intesa come comunità, è forte lo spirito di gruppo e qualsiasi decisione è frutto di una concertazione collettiva.
Con i giapponesi meglio evitare il contatto fisico (tipico della cultura latina), come stringere la mano, facendo piuttosto un inchino (in segno di saluto e rispetto), sempre nel rispetto dell’età (gli anziani sono considerati un patrimonio, testimoni di saggezza) e della posizione gerarchica. Inoltre, potrebbe essere interpretato come segno di sfida guardare con insistenza l’interlocutore dritto negli occhi (contrariamente al valore da noi attributo a tale atteggiamento).
In un primo colloquio, l’obiettivo dell’interlocutore giapponese non è concludere l’affare, bensì quello di familiarizzare, valutarci come persone e conoscerci meglio, poiché il rapporto che vuole instaurare sarà duraturo nel tempo, basato su rispetto e fiducia reciproci.
Lo scambio dei biglietti da visita è, notoriamente, un rito (in Oriente il biglietto da visita è un’estensione della persona): dovrà essere dato con due mani, osservato con attenzione quindi riposto con cura. Inoltre, durante la riunione i biglietti da visita vanno riposti sul tavolo allineati in corrispondenza dei proprietari. Non farlo significa non aver interesse a proseguire il rapporto. Se un partner giapponese sta con gli occhi chiusi non è motivo di offesa, in quanto si sta semplicemente concentrando sulle cose che sta dicendo il suo interlocutore.
Il comportamento della negoziazione viene influenzato dall’importanza delle radici culturali che impongono di stabilire rapporti a lungo termine. Così come nei rapporti personali e di gruppo, i rapporti di affari si fanno per tutta la vita e per tanto si fanno con cura e attenzione, in un modo sociale prescritto. Si può menzionare due implicazioni importanti di questo aspetto:
1) Il negoziatore giapponese investirà i suoi sforzi nei preliminari e nei rituali della negoziazione.
2) La struttura e la presentazione dell’affare accordato rifletteranno l’importanza di una relazione a lungo termine che beneficerà entrambi le parti. Sebbene i benefici a breve termine vengono percepiti come importanti, sono solo secondari in una prospettiva a lungo termine.

LA NEGOZIAZIONE ARABA

Per poter essere considerati amici e poter fare affari, l’arabo deve sapere: chi e come è la controparte. Vuole sapere le sue origini, la sua famiglia, antenati, studi, lavoro. Lui comunque è disponibile a corrispondere con la stessa o maggiore informazione. Non esiste la nozione di “privacy”. Bisogna essere disposti a condividere un’informazione che in Occidente si ritiene privata e personale.
Mai rifiutare in modo esplicito una richiesta. L’etichetta esige di dare sempre una risposta affermativa, che non implica che la richiesta si debba necessariamente realizzare, ma è solo una semplice dichiarazione di intenti e una dimostrazione di buona volontà.
L’arabo medio è molto suscettibile. Qualunque critica fatta in modo diretto verrà presa come un insulto personale. La critica deve essere sempre molto velata, preceduta da elogi e dimostrazioni di apprezzamento personale e mai fatta in pubblico.
In una società dove le relazioni sono molto importanti, la figura dell’intermediario è fondamentale. Quasi sempre sarà utile essere presentati o introdotti da qualcuno di fiducia da entrambe le parti.
Le dimostrazioni di emozioni e di carattere sono molto apprezzate. Non a caso in una cultura di amici ed estranei, essere obiettivi è poco pratico.
Il fatalismo è una parte fondamentale della cultura araba. Si fonda sulla credenza che soltanto Dio controlla in modo diretto ed univoco tutto ciò che accade nell’Universo. Di conseguenza, l’eccessiva fiducia in sé stessi, nel controllo dei fatti, viene considerato come un segno di arroganza vicino alla blasfemia.
Molto difficilmente un arabo ammette in modo aperto e chiaro un errore se ciò presuppone un danno al suo ego o alla sua dignità. Per gli arabi preservare l’onore è più importante dei fatti.
Gli arabi si concentrano sul fattore umano quando prendono decisioni o analizzano fatti. Gli arabi credono nelle persone, non negli enti o istituzioni. Danno molta importanza agli incontri personali faccia a faccia. La negoziazione deve sempre avvenire tra persone e non tra organizzazioni.
Nelle negoziazioni, riunioni o dibattiti, è normale che ci siano discussioni appassionate e retoriche orientate con argomenti e posizioni soggettive. Questo stile viene considerato una dimostrazione di intelligenza, astuzia e capacità di espressione. Le dimostrazioni di emozioni (tono di voce, gesti, etc.) sono importanti.
E’ molto importante non cambiare la persona incaricata della relazione o negoziazione, come conseguenza del carattere personale che circonda tutti i rapporti commerciali e professionali nella cultura araba.
Le negoziazioni sono a lungo termine. Il fattore tempo è assolutamente secondario, possono trascorrere mesi o anni per costruire una relazione personale di reciproca fiducia (condizione principale per fare affari).
Gli incontri professionali non hanno un inizio ed una fine predefinita, ma dove presenti, questi vengono infranti frequentemente.
La difficoltà delle presentazioni è data dal fatto che ognuno ha in media 3-4 nomi e cognomi; meglio ascoltare attentamente il nostro interlocutore, che ci indicherà il nome con il quale continueremo a chiamare chi ci viene presentato.
Le persone dello stesso sesso hanno la consuetudine di abbracciarsi, toccarsi e baciarsi.
Bisogna poi fare molta attenzione al funzionamento del sistema bancario. In via generale nel sistema bancario islamico non vengono percepiti interessi, essendo gli stessi considerati pratica usuraia (Ribah), ma la banca ha comunque diritto a un profitto (mark up) dato dalla differenza tra il costo di acquisto e il prezzo di vendita, che tiene conto di un rendimento inizialmente convenuto tra le parti.

LA NEGOZIAZIONE CINESE
Nel saluto, partire sempre dalla persona più anziana della delegazione cinese proseguendo verso quella più giovane e offrire piccoli regali a tutti gli interlocutori.
I nomi cinesi compaiono con un ordine diverso rispetto a quelli occidentali. Ciascuno ha, in quest’ordine, il cognome, il nome generazionale e il nome di battesimo. I nomi generazionali e di battesimo possono essere separati da uno spazio o da un trattino, ma spesso sono scritti come parola unica. Il nome generazionale, di solito, è la prima parola di un nome di battesimo composto da due termini.
Ci si dovrebbe rivolgere alla maggior parte delle persone con un titolo e il loro cognome. Se una persona non possiede una qualifica professionale, usate “signor”, “signora” o “signorina” e il cognome. Di solito, una donna cinese sposata mantiene il suo cognome da nubile e utilizza il cognome del marito solo in occasioni formali. Molti cinesi adottano un nome di battesimo inglese affinché sia più facile per gli occidentali rivolgersi a loro.
È una consuetudine rivolgersi ai delegati evitando di usare il termine “delegato”, per esempio usando “Capo” in luogo di “Primo Delegato”, “Presidente” invece di “Vicepresidente” e “Direttore generale” in luogo di “Assistente del direttore generale”.
Per quanto riguarda la comunicazione non verbale:
• i cinesi non si salutano baciandosi sulle guance o non si scambiano degli abbracci;
• tendono ad essere più riservati in pubblico o tra persone che non conoscono bene;
• cercano di non gesticolare quando parlano. Mani e braccia che volano per esprimere o enfatizzare l’argomento sono percepiti come maleducati;
• accettano le manifestazioni fisiche di frustrazione ed entusiasmo, ma le reputano, in genere, un po’ rozze.

Dopo la stretta di mano, obbligatoria, bisogna porgere un bigliettino che va offerto con entrambe le mani e tenendo la parte in cinese rivolta verso l’alto. I cinesi amano molto scambiarsi biglietti da visita. Nel mondo degli affari, secondo la cultura cinese, l’obiettivo principale dello scambio dei biglietti da visita è determinare chi sono le persone più influenti per prendere delle decisioni a proprio favore. Quando si riceve un biglietto da visita, questo va osservato con attenzione per qualche momento. In seguito, va posto con cura sul tavolo o ritirato. La mancata lettura di un biglietto da visita ed il ritiro immediato dello stesso verranno considerati come violazioni del protocollo.
Secondo la cultura cinese, arrivare in ritardo a un appuntamento d’affari è considerata una grave offesa.
Il periodo migliore per pianificare gli incontri va da aprile a giugno e da settembre a ottobre.
Secondo la cultura cinese, nel mondo degli affari di regola gli uomini indossano abiti e cravatte classici in tinte tenui. Qualunque colore vivace è considerato inappropriato.
All’inizio di una riunione, “parlare del più e del meno” è considerato particolarmente importante. Successivamente, i negoziatori cinesi usano spesso trucchi comportamentali per cercare di spiazzare la controparte: possono prolungare all’infinito una discussione, allo scopo di sfiancare l’interlocutore, o simulare ira per cercare di innervosirlo. Tendono a fare domande ripetitive.
Non dicono di no direttamente: cercano varie forme cordiali per fare capire che vogliono dire di no. Questo perché le frasi negative sono considerate di pessima educazione. Dunque nel parlare, quando la parola “no” è indispensabile, bisogna metterla solo alla fine della frase, in modo quasi impercettibile, per non offendere l’interlocutore. Invece di dire “no”, è meglio rispondere “forse”, “ci penserò” oppure “vedremo” e approfondite l’argomento successivamente. Quindi, quando i cinesi, sorridendo e in maniera garbata, dicono “Non è un grosso problema” o “Il problema non è serio”, di solito intendono dire “Sussistono ancora dei problemi”.
In genere si usa l’applauso per dire che si è d’accordo. Quando devono dare una cattiva notizia sorridono per cortesia.
Rispettano l’età e la gerarchia. Le trattative le fanno sempre in gruppo. In genere si può capire il livello gerarchico di una delegazione quando entra in una sala osservando l’ordine (in fila indiana) con cui entrano: il capo normalmente è l’ultimo a entrare.
In Cina il basso profilo è fondamentale in tutte le attività. Dunque è preferibile non esaltare le superlative qualità del prodotto che si cerca di vendere, anche quando il non farlo crea un problema durante una trattativa commerciale o una compravendita. In questi casi, è necessario tentare un approccio indiretto: per esempio, dimostrare le forti vendite o gli alti tassi di crescita, oppure citare il modo eccellente in cui il prodotto è visto negli altri Paesi. Un atteggiamento indiretto e di basso profilo dà un altro vantaggio: aiuterà ad evitare modi troppo condiscendenti nei confronti dei cinesi. Questi comportamenti, che non di rado si ritrovano nelle delegazioni occidentali, sono infatti avvertiti in modo molto offensivo dai cinesi.

LA NEGOZIAZIONE NEI PRINCIPALI PAESI EUROPEI

SPAGNA
• Preferiscono i rapporti personali rispetto al telefono/fax/email.
• Hanno qualche difficoltà a parlare del prezzo ed in particolare dei guadagni.
• I biglietti da visita si scambiano alla fine della riunione.
• La presa di una decisione è molto lenta e cercano di evitare i rischi.
• Umiltà e comprensione sono qualità molto apprezzate.
FRANCIA
• Elemento fondamentale per il successo di una trattativa sono la cortesia e la formalità.
• Sebbene conoscano l’inglese, parlare la loro lingua diventa una carta vincente.
• Mai mettere sotto pressione, vogliono vedere tutti i dettagli e si prendono tutto il tempo necessario.
• Misurano le loro controparti per l’educazione, il livello sociale, l’abbigliamento.
• Sono piuttosto freddi nell’accoglienza.
GERMANIA
• Esiste un alto livello di formalità nelle società d’affari tedesche, dove i titoli e le posizioni sono molto importanti. Usare per primo il titolo professionale seguito dal grado. Es.: “Herr Direktor Dr…”
• Non dare mai del tu anche quando si raggiunge una grande confidenza, a meno che non sia richiesto dalla controparte, altrimenti è una grave scortesia.
• Sebbene l’inglese sia la seconda lingua in Germania, il tedesco è la lingua degli affari. Dunque prima della riunione accertarsi se l’inglese è accettato o se è richiesto un traduttore.
• La puntualità è assoluta.
• Le lettere di presentazione sono molto gradite e normalmente risposte. Vengono preferite alle telefonate “improvvise”.
• I biglietti da visita vengono scambiati all’inizio della riunione.
• Non aspettarsi flessibilità e/o spontaneità. Odiano le esagerazioni.
• Non si fanno impressionare da presentazioni “pirotecniche” o frasi memorabili.
• Cercano i difetti nei prodotti o servizi offerti, che puntualmente rileveranno se non vengono rispettate le promesse fatte, e si attendono le scuse ed il ripristino di quanto promesso.
• I contratti vengono presi molto sul serio nella cultura d’affari tedesca, che vengono adempiuti alla lettera, ma si aspettano altrettanto dalla controparte.
REGNO UNITO
• Evitare le tecniche di vendita molto aggressive, non sono gradite.
• Non affrontare subito gli aspetti legali. A differenza degli statunitensi la presenza di un avvocato non è gradita in quanto dimostrazione di sfiducia.
• Negli affari è mal visto chiamare qualcuno col proprio nome, meglio usare Mr., Mrs., Miss, Dr., etc., e poi il cognome.
OLANDA
• Mai improvvisare. Le riunioni vanno programmate con settimane di anticipo.
• Sono richiesti abbigliamento formale e puntualità.
• Nelle trattative guardare direttamente negli occhi ed evitare movimenti circolari con la mano che denotano pazzia per loro.
• Sono generalmente molto scettici.

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